Verslag Raad van Mede-Eigendom — Q2 2026

Kern van de discussie

Christine signaleert al langere tijd een lichtprobleem aan de lift. Bovendien is er een knop (een "blind plaatje" / scherm) waaraan mensen — die de functie niet kennen — trekken. De knop ziet eruit als een handgreep maar dient als noodknop. Wordt onbedoeld geactiveerd.

Voorstellen

• Sticker plaatsen met visuele uitleg: "Wacht tot dit teken/het onderste lichtje uitgaat" (in NL én EN).
• Eventueel pijltje toevoegen.
• Bewustzijn rond nieuwe deuren / hulpmechanisme bekijken.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken & gebouwbeheer (liften)

Kern van de discussie

Tim stelt voor de vergadering op te nemen en automatisch verslag + actiepunten te genereren. De andere raadsleden gaan akkoord. Tim drukt ook de wens uit dat de raad gestructureerder werkt — agendapunten op voorhand beschikbaar maken zodat discussies sneller tot concrete voorstellen komen.

Beslissingen

• ✅ Akkoord om vergaderingen op te nemen en automatisch een verslag te laten opstellen.
• ✅ Akkoord om voortaan met een vooraf opgestelde agenda te werken (Tim heeft dit al gedaan voor deze RvME).
• ✅ Akkoord om analyses en voorstellen vooraf online beschikbaar te stellen, met commentaarmogelijkheid.

Cross-reference agenda

Agendapunt 9 — Google Workspace (digitale samenwerkingsomgeving)

Kern van de discussie

Goedgekeurd op AV 26/03/2026 (85%). Vandaag wordt de uitvoering geconcretiseerd. Eén gemeenschappelijke fietsenstalling op gelijkvloers, beperkte ruimte, vandaag "wild west". Tim heeft een eerste plan + voorstel + online registratiesysteem voorbereid (gebaseerd op zijn eerder werk in Voorstel_Fietsenstalling_2026.html).

Beslissingen genomen

• Indeling: brede plaatsen (e-bikes) in afgesloten gedeelte; gewone fietsen in open gedeelte.
• Voorrang: wie nu al braaf betaalt, krijgt voorrang bij toewijzing van vaste genummerde plaatsen. (Argument Annette/Tim: Gert De Groof had al opgemerkt dat niet iedereen jaarlijks betaalt.)
• Wachtlijst: 2 personen staan al op de wachtlijst (waaronder Chantal — twee elektrische fietsen).
• Verwijderen oude fietsen: grace period 4 → 6 → 8 weken via briefje aan stuur ("Wiens fiets is dit?"). Annette heeft dit vorig jaar al gedaan en zo ±10 fietsen kunnen verwijderen. Wordt opnieuw toegepast.
• Tarief: nog te bepalen. Indicatie buurtfietsparkings stad: ±€7/maand. Eerdere offertes van overkapping (puur frame, zonder slot): €20.000. Discussie of e-bike duurder mag (€18-24/maand?). Voorzichtig: nieuwe huurders meer, bestaanden niet plots verhogen.
• Sensibilisering blokkosten: "iedereen die hier zijn fiets stalt is 7 € per maand" — laagdrempelig, maar dekt collectieve kosten.
• Identificatie: sticker op grond + sticker op fiets (zoals autostellingen). Code-toewijzing.

Stappenplan (afgesproken)

1. Tim meet de fietsenstalling op — samen met Frank (toegang via Frank). Annette vraagt aan Frank dat hij meegaat. Tim heeft Frank ook nodig voor de "tjepaartop" (hangt nog alles slecht).
2. Tim berekent minimum/maximum aantal plaatsen op basis van wettelijke afmetingen (0,6 m breedte standaard / breder voor e-bike, manoeuvreerruimte).
3. Tim doet voorstel aan de raad → in de loop van de week na zijn meting.
4. Tim bouwt online registratie-applicatie (naam, kavelnummer, e-mail, telefoon, type fiets, voorkeur inkom). Aanvraag → toewijzing.
5. Annette informeert mede-eigenaars over openstelling registratie.
6. Gert De Groof levert lijst betalers (voorrang) en stuurt briefing naar alle eigenaars.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 2 — Opvolging AV 26/03/2026 (specifiek fietsenstalling) Referentie: Voorstel_Fietsenstalling_2026.html Addendum RIO Fietsenstalling

Kern van de discussie

Frank wordt erkend als loyaal en aanwezig, maar er zijn aanhoudende klachten over moeilijke bereikbaarheid, niet-doorgeven van info, en gebrekkige opvolging (verlichting kelder maandenlang stuk, poort HG drie maanden open, vuilbak-issue, plaatsbeschrijving studio). De raad wil een aanpak vinden die Frank niet doet "blokkeren".

Beslissingen / aanpak

• Paul gaat met Frank meelopen om systemen (kranen, leidingen, schakelborden) in kaart te brengen — zonder confrontatie. Frank is "fier", aanpak met fluwelen handschoen.
• Tim brengt structuur aan in kaarten/labelen (VSX-systeem voor kraanlocaties, stroomrichtingen).
• Anekdote als rode draad: mensen melden problemen rechtstreeks bij Frank, die geeft niet door aan raad/syndicus → centrale mailbox ↗ topic 22.
• Studio Frank ↗ aparte discussie in topic 9 (overweging verkopen).
• Plan B: opbouwen vóór Frank met pensioen gaat, zodat overdracht aan opvolger mogelijk is zonder paniek.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken (klusjesman) Agendapunt 8 — Roles & Responsibilities

Kern van de discussie

Tim vraagt of er bouwplannen zijn voor leidingen, riolering, elektriciteit, afvoerbuizen. Antwoord: bestaan slechts in beperkte mate. Frank zou zelf gezegd hebben dat er geen plannen zijn van elektriciteit en leidingen. Wel deels van de "verren" (verwarming?). Afvoerbuizen werden vorig jaar grondig vernieuwd — toen werd duur loodgieterswerk verricht.

Beslissingen / overwegingen

• Streven naar opbouw van een eigen technisch dossier — gekoppeld aan "Frank-meeloop" (topic 4).
• Boven een bepaald bedrag (volgens nieuw burgerlijk wetboek) is technische audit zelfs verplicht.

Cross-reference agenda

Geen specifiek agendapunt — sluit aan bij Agendapunt 7 (operationeel beheer) en Agendapunt 3 (renovatie).

Kern van de discussie

Tim heeft het burgerlijk wetboek nagekeken: er zijn meerdere wijzigingen die in het RIO opgenomen moeten worden:

• Mogelijkheid van online stemmingen tussen AV's.
• Andere/uitgebreide meerderheden mogelijk binnen RIO.
• Stilzwijgende verlenging syndicus mag eigenlijk niet meer (wet) — gebeurt nu wel feitelijk.
• Fietsenstalling-regeling moet expliciet in RIO opgenomen worden (cf. Addendum RIO Fietsenstalling).

Tim heeft een overzichtsdocument opgesteld: Agendapunt_Actualisatie_RIO_2026.html.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Niet expliciet in agenda — eigen agendapunt Agendapunt Actualisatie RIO 2026

Kern van de discussie

De raad signaleert dat de syndicus (Uw Beheer / Gert De Groof) bepaalde zaken niet voldoende oppakt: technische staat opvolgen, contracten markconform houden, plannen aanvolgen, financiële audit. Vergelijking met andere syndici (o.a. Jalo Beheer) leerde dat kostenprijs vergelijkbaar is, maar bepaalde diensten beter zouden moeten kunnen.

Voorstel: onafhankelijke externe audit

• Onafhankelijke doorlichting (financiële gezondheid, juridische conformiteit beheer, opvolging AV-beslissingen).
• Bestaande organisaties online (vereniging van syndici, vereniging van VME's) bieden zo'n audit aan.
• Boven bepaald bedrag is dit zelfs verplicht (zie topic 5).

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 6 — Evaluatie syndicus Uw Beheer NV

Kern van de discussie

Mieke (10F) heeft sanitair-issue: water wordt niet warm, blijkbaar drukprobleem. Andere appartementen in dezelfde kolom mogelijk impact. Frank hierover gemeld; naar zijn mening "valt mee" maar Mieke ervaart dit anders. Vermoeden: drukverhoger nodig.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken (sanitair) Agendapunt 5 — Werkgroep warmtenet "Samen Nieuw Zuid"

Kern van de discussie

De VME bezit een conciërgewoning ("studio") die verhuurd wordt aan Dennis. Op vorige AV werd badkamerrenovatie verworpen (cijfer rond 10.000 € in hoofd van de mensen, terwijl realistische prijs hoger ligt). Drie offertes binnen:

• Renault Zen: €14.000 — zonder toestellen → effectief ±€21.000 incl. toestellen.
• Balcon in 't Dain (Silly): €22.000 met afvoer + extra werken — door raad als beste beoordeeld, maar te duur voor AV-draagvlak.
• Derde offerte: niet specifiek toegelicht.

Lavabo en wc bij huurster vorige zijn beschadigd ("verlieft" / hangt los). Plaatsbeschrijving werd door Annette gedaan omdat Uw Beheer dat niet kon. Ad gat in lavabo: oude installatie, "niet zo duidelijk gedaan".

Voorstel Annette: studio verkopen

Annette stelt voor om de studio (of het beheer ervan via Frank) heroverwegen. Vraag: waarom blijven we investeren in een studio die geen meerwaarde geeft, terwijl Dennis (huurder) klaagt en eisen stelt (badkamer, te warm)? Verkoop zou geld vrijmaken voor terrasrenovatie.

Tegenargument (iemand): "Frank is geen concierge — eigenlijk semi-concierge. Maar de studio is wel verbonden aan zijn statuut." Wettelijk een flexijob mag geen vaste functie vervangen → moeilijk om het zo te schakelen.

Rolluiken

Buitenrolluiken: discussie of die kunnen of niet. Niet duidelijk afgesproken — onenigheid. "Cacofonie" werd genoemd. Voorstel: nieuwe regel/communicatie naar bewoners.

Beslissingen / openstaand

• ❌ Badkamerrenovatie via huidige offertes voorlopig niet doorgevoerd.
• 🤔 Verkoop studio: te onderzoeken — niet vandaag beslist. Open punt.
• 🤔 Rolluiken: te bespreken op vergadering, mogelijk peiling/stemming via Dobby.
• ⚠️ Geen tussentijdse vergadering: 2 nieuwe huurders staan klaar — "zegt tegen die mensen dat het niet doorgaat"; offerte geldigheidsduur ondertussen verlopen.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Niet expliciet op Q2-agenda Sluit aan bij Agendapunt 7 (gebouwbeheer)

Kern van de discussie

De stad Antwerpen levert nu enkel 1100 L containers — te breed voor de doorgangen aan inkom 5 (deuren smaller). Vorige containers waren 700-900 L. Voorstel: overstappen naar Renoui (private leverancier) die wel passende maat (~900 L?) heeft.

Offerte Renoui: 4 containers van 770 L voor papier en karton, €7 + BTW per container per lediging.

Beslissing

• ✅ Akkoord om over te stappen van stadscontainers naar Renoui-containers.
• Containers worden zelf aangekocht (eigendom VME) of via Renoui — concretiseren.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken Goedgekeurd op AV 26/03/2026 (78%)

Kern van de discussie

Marc Van Bortel (gerechtsdeskundige) presenteerde op AV 26/03/2026 een raming van €4 - 4,5 miljoen excl. leningskosten (= ±€10.000-15.000/app). Renovatie zelf werd op AV niet expliciet "goedgekeurd" — alleen verder onderzoek + oprichting werkgroep + lastenboek. Daar is in het verslag van de RvME enige onduidelijkheid over.

Op de AV werd na verzet door enkelen ("zoon van Chantal die zo aan het mekkeren waren") aan zaal gevraagd: "Wie wil hier allemaal géén nieuwe terrassen?" → erg weinig handen → impliciet voldoende draagvlak voor verdere uitwerking. Maar communicatie was zwak; mensen blijven discussiëren omdat geen formele go.

Werkgroep — kandidaten

• Tim Saenen (lid raad)
• Patrick Van de Peer (eigenaar/ingenieur — zeer technisch onderwerp)
• Christine Boeks (architecte)
• Een vader en een dokter die Annette hebben aangesproken — details opvolgen
• Amber (vraag of zij erbij betrokken wordt — onduidelijk)
• Nico (vermeld bij volgende vergadering — naar context betrokken bij werkgroep)

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 3 — Renovatie gevels, terrassen & balustrades

Tim's overzicht

• Renovatiemasterplan (overkoepelend kader)
• Mijn Verbouwpremie via VME-syndicus — premie per m² (cf. ±€30/m² gevelisolatie)
• Mijn Verbouwbegeleiding — gratis dienst (te bevestigen, mogelijk via stad Antwerpen / Renovatieadvies)
• Andere bronnen worden verder onderzocht

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 3 — Renovatie (subsidies) Gevelisolatie — Subsidies & Besparingen

Kern van de discussie

Ter aanleiding van de "studio Frank-badkamer" en mogelijk rolluiken: kunnen we tussentijds peilen/stemmen zonder formele AV? Tim stelt voor: online formulier, peilen wat draagvlak is, eventueel formele stemming via Dobby.

• Verschil peiling vs. stemming: peiling = informatief; stemming = bindend (alleen via formele AV mogelijk volgens statuten).
• Dobby heeft de functie "digitale AV stemmen" — Tim onderzoekt of dat statutair toelaatbaar is voor tussentijdse beslissingen.
• Onder €5.000 mag de raad zelf beslissen — opsplitsen van werken in tranches kan dit faciliteren.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 9 — Google Workspace (digitale samenwerking)

Kern van de discussie

• Parkeerbeugels vooraan zijn stuk. Vorige werden bij "Autosain" gekocht; firma levert die niet meer.
• Annette doet normaal de bestelling en is 2 maanden weg — Paul neemt over (zoekt alternatieve leverancier).
• Stevigere beugels? Discussie over witte/zwarte/buigende beugels. "Pocht in de grond" zou steviger zijn maar niet manueel bedienbaar (zou stroom vereisen).
• Oneigenlijk gebruik: 9 parkeerplaatsen waarvan eigenaar niet meer woont — Frank tolereert dat anderen erop staan. Voorstel: schriftelijke toestemming + visuele markering, beugel laten doorlopen voor onbevoegden.
• Witte boer in loge ooit kapot gereden (verzekering).

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken

Kern van de discussie

Vraag voor laadpaal in de garage. Tim verwijst dat dit op AV "niet goedgekeurd" werd — verband met terrassen, studio en dergelijke werd in zaal verkeerd geframed. Op zich is een laadpaal geen slechte zaak (kabels op auto's al gedaan). Door huurders mag toegestemd worden door eigenaar.

Beslissingen

• Voorlopig niet officieel als VME-systeem.
• Per geval te beoordelen — eigenaar/huurder, ruimte rondom auto.

Cross-reference agenda

Niet expliciet op Q2-agenda — eventueel op AV 2027

Kern van de discussie

Verwijzing naar gebruikleen-dossier (1.000 €, gebruiksleen 99 jaar) — derde keer voorgelegd aan AV en blijkbaar opnieuw verworpen. Onduidelijke discussie. Geen actie vandaag.

Cross-reference agenda

Niet expliciet op Q2-agenda

Kern van de discussie

Camerabewaking (firma Noppe) is geïnstalleerd. Korte discussie: ben je in regel met GDPR (informatieplicht, signalisatie, bewaartermijn)? Aandachtspunt — niet vanavond uitgewerkt.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken (camera's)

Plaatsing rookmelders in gemeenschappelijke delen werd goedgekeurd maar is nog niet uitgevoerd. Korte vermelding tijdens "algemene puntjes". Uitvoering opvolgen via Frank/syndicus.

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken

Kern van de discussie

• Bij verhuizen worden vlekken/schade in lift en gangen veroorzaakt.
• Vroeger werden beschermplaten en lopers in de lift gelegd — gebeurt nu zelden.
• Voorstel: vergoeding voor gebruik lift bij verhuis (administratief). Frank moet dit aangeven.
• Discussie over "nonchalantie" — moeilijk te handhaven zonder maatregelen.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken RIO-actualisatie

Kern van de discussie

• Asbest (in kelder, scharptemmingen?) — zolang er niet gewerkt wordt, mag het encapsuleerd blijven (verboden zodra je werken uitvoert).
• Isolatie tussen muren (2 garages) was duur — werd in vorig dossier toegevoegd. Tim zag het in een verslag.
• Geen onmiddellijke actie nodig.

Cross-reference agenda

Niet expliciet op Q2-agenda — sluit aan bij topic 11 (renovatie)

Vraag of de kelder/garagevloer (slechtste stuk) opnieuw moet. Epoxievloer is goed maar vraagt voorbereiding ("niet te chique maken — kan vliegvolen"). Discussie over duurzame keuze: liever 5.000 € meer, 20 jaar gerust dan om de 5 jaar herbeginnen.

Geen onmiddellijke beslissing — koppelen aan globale renovatie of als apart dossier.

Cross-reference agenda

Niet expliciet op Q2-agenda

Kern van de discussie

Aan de hand van het voorbeeld "factuur tuinman, factuur kropdhuis": die komen rechtstreeks bij Uw Beheer terecht en worden niet altijd correct opgevolgd. Tim wil:

• Algemene mailbox (raad@vme-vandersweep.be of vergelijkbaar) waar alle facturen toekomen.
• Automatische categorisatie (PDF inkomend → tag → wachtrij voor goedkeuring).
• Centraal, transparant, raadpleegbaar voor alle raadsleden.
• Koppeling met Frank/leveranciers: "werken zijn uitgevoerd, vinkje".

Verband met agendapunt 9 (Google Workspace, ±€668/jaar). Tim gaat dit basaal opzetten en uitbreiden.

Actiepunten

Cross-reference agenda

Agendapunt 9 — Google Workspace Agendapunt Google Workspace VME

Korte herinnering aan Mieke: ze heeft een sanitair-incident gehad waarvoor ze geld heeft betaald, maar niet expliciet gemeld bij syndicus. Annette/Tim wijzen erop dat dit gemeld moet worden ("Stuur het naar Gert, info@uwbeheer.be"). Bedrag onduidelijk; wordt na de vergadering geregeld.

Cross-reference agenda

Agendapunt 7 — Operationele zaken

Volgende RvME: dinsdag 28 juli 2026. Cadans van 3 maanden behouden, ondanks zomerperiode. Iedereen — incl. Nico — moet ingelicht worden.

Cross-reference agenda

Agendapunt 10 — Varia (datum volgende vergadering)

Aan het einde van de vergadering uitwisseling van contactgegevens:

• Tim Saenen — 0456 002 9310 (cf. transcript: "045. 600. 293. 10")
• Paul Verelst — vermeld
• Tim's iCloud / Gmail-issue: bestand was te groot om door te sturen — ts@icwd.be (zijn werkmail) als alternatief gegeven
• WhatsApp-groep raad: bestaat, Tim wordt toegevoegd
• Annette: 7 e-mailadressen die ze al beheert (humor: "ik heb er niet de meeste gehad")

Cross-reference agenda

Agendapunt 8 — Roles & Responsibilities